Odoo Perú: Productividad al 200% en menos de 2 años

JJD Contratristas SAC

Empresa Especializada en Transporte Minero: Trasporte de mineral y personal al servicio de las operaciones mineras 

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Industria

Transporte

País

Perú

Ubicación

Sedes en Lima y La Libertad

Empleados

100-500


Resumen

JJD Contratistas es una empresa transportes especializada en el rubro minero. Realizan diariamente operaciones de traslado de mineral, desmonte y otros materiales producto de la extracción minera. Proporcionan además, servicios de transporte de personal dentro de el centro minero a cada una de las ubicaciones de producción. 

Reto

Controlar las actividades del día a día en la empresa luego de un cambio en la dirección general. Este cambio incorporó mejoras a todo nivel, tanto operativo como de gestión. El principal reto para la nueva dirección es poder realizar este control desde Lima, a pesar que la operación minera se lleva a cabo en el Centro Minero de Parcoy, y se cuenta con una sucursal adicional en la ciudad de Trujillo, ambas en la Región de La Libertad - Perú. 

Solución

Se ejecutó una implementación de Odoo para controlar los procesos logísticos clave de la organización: Compras, Inventario y Finanzas, principalmente de los repuestos utilizados en las unidades, que aseguran la continuidad operativa de la empresa. Al contar con Odoo con todas las funcionalidades de gestión logística y ser 100% web permitió integrar en corto tiempo toda la información desde las diversas sucursales de forma descentralizada.

Resultados

  • Comunicación. Con la incorporación de Odoo hubo un cambio importante relacionada a la formalidad con la que se realizan las solicitudes de nuevos repuestos para las unidades de transporte y los servicios de mantenimiento que requieren.

  • Aprobaciones. Dado que Odoo es una herramienta muy simple, permitió también establecer procesos simples de aprobación para las adquisiciones, con un proceso ágil, formal, y controlado al detalle.

  • Inventario. La gestión del inventario fue íntegramente transformada. Hoy en día se cuenta con un inventario y una valorización actualizada, al día y online 24x7, así como una alta certeza de la disponibilidad de artículos requeridos en la operación diaria.   

  • Compras y Proveedores. La gestión de compras y proveedores a través de Odoo es el nexo principal con el área financiera, ya que aquí se controlan los costos de los artículos adquiridos. Ha permitido no solo controlar los costos internos, sino que también proporciona información para negociar con los proveedores.

  • Trazabilidad. El registro permanente de la información en Odoo y las herramientas de trazabilidad han añadido un componente de agilidad al proceso. Ubicar información de la compra de repuestos así como hacerle seguimiento hasta saber en qué unidad se encuentra en un momento determinado se puede realizar en unos pocos "clicks" dentro de Odoo, y al estar en línea, puede ser consultada desde cualquier lugar del Perú.

  • Gestión Financiera. La gestión financiera ya no está separa del proceso, sino que participa dentro del día a día de la actividad realizando aprobaciones y pagos a los proveedores. Todo a través de correos automáticos, y links que llevan directamente a la información relevante en el momento que se necesita. Es muy fácil detectar desviaciones, es muy simple identificar las causas raíz de las mismas. 

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Stock

Maestro de Items. Inventario de Repuestos, Equipos de Protección de Personal (EPPs) y productos para consumo interno/administrativos. Clasificaciones según origen, marca, modelo de vehículos. Valorización del inventario. Control de ubicaciones automático según el tipo de vehículo (volquetes, buses, combis, camionetas)

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Compras

Gestión de proveedores y de órdenes de compra. Registro de contactos, precios. Solicitud de aprobaciones de compras, y trazabilidad de repuestos en unidades.

Odoo - Prueba 2 a tres columnas

Flota

Maestro de Vehículos, y gestión de servicios de mantenimiento. Valorización del costo de los mantenimientos de cada unidad integrada con el consumo de repuestos del inventario.

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Facturación

Todo el proceso para la gestión de Facturas así como el seguimiento de los pagos. Permite además la gestión de informes y exportación de datos directos para trasladar al software contable externo.

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Contactos

Es el directorio principal de la empresa en donde se tienen registrados a todos los proveedores y sus datos contactos. Consulta de histórico y detalle de las compras realizadas a cada proveedor en un click. Aquí puede acceder además a una consulta RUC sin salir del sistema obteniendo los datos fiscales desde la página de SUNAT, el ente fiscalizador tributario del Perú

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Integración: Facturación Electrónica PSE & OSE

Emisión de Facturas Electrónicas y otros Comprobantes de Pago Electrónicos (CPEs) según la normatividad de Perú e integración con servicios de PSE, OSE, y SUNAT.

Odoo en Perú: incluso los pequeños cambios pueden generar grandes resultados

El proceso de transformación de una empresa

La empresa

JJD Contratistas en una empresa especializada en el transporte minero. Cuenta con una flota de más de 70 vehículos que son utilizados en diversas actividades que incluyen el transporte de mineral, y otros materiales, así como también la brinda servicio de transporte del personal hacia los puntos de producción y la movilización en general de personal de supervisión en las operaciones diarias. El proceso productivo principal de la empresa se lleva a cabo,  dentro del centro minero de CMH - Consorcio Minero Horizonte, que es la segunda empresa minera aurífera subterránea más importante del Perú, y la quinta del sector en todo el Perú, con una producción anual de 190 mil onzas de oro. Está ubicada en la Provincia de Pataz, en la Región La Libertad. JJD Contratistas se ha posicionado como la mejor empresa de transporte que brinda servicios en esta operación. Cuenta además con otra oficina en la ciudad de Trujillo, que se instalo debido a la conveniencia de tener mayores acceso a proveedores de repuestos y de los servicios de mantenimiento que requieren la unidades. Finalmente la dirección y área financiera se encuentra en la ciudad de Lima-Perú, desde donde se controla y autoriza todo el proceso operativo a través de aprobaciones y coordinaciones del día a día. 

El proceso principal de la empresa es el traslado de mineral (oro), desde las ubicaciones de extracción hacia las ubicaciones de procesamiento, y de la misma forma otros materiales como el desmonte o piedras que resultan del proceso de extracción. Esta actividad está enmarcada en una estructura de tarifas basadas en rutas, distancias y carga de cada viaje que realizan los vehículos y que es controlada en conjunto con la empresa minera CMH.


El Reto

A mediados de la década del 2010-2020 la empresa realizó un cambio en la dirección y estrategia operativa. Este cambio de dirección tenía como objetivo principal lograr establecer los procesos de control adecuados para que la operación sea mucho más eficiente y genere rentabilidad. Todo este control debía poder realizarse de forma remota e incluso tener puntos específicos en donde sería necesaria la intervención y autorización financiera y de la dirección, que no están establecida en las instalaciones del campamento minero.

Luego de la producción y la gestión de los viajes (carga de minerales, transporte de personal) de las unidades, la segunda actividad más importante es garantizar la disponibilidad de las unidades que operan durante las 24h del día en varios turnos. Para lograrlo es imprescindible contar con un inventario de repuestos y materiales que asegure que en caso exista la necesidad de realizar un mantenimiento correctivo en un momento determinado, este sea realizado en el menor tiempo posible.

Esta actividad logística debe ser coordinada de una forma rápida, confiable, y a la vez muy simple para reducir los tiempos de ejecución. Se requiere para lograrlo un trabajo muy cercano entre: 1) el equipo de supervisión que trabaja en el centro minero, 2) el área de compras que se encarga de conseguir los repuestos en la ciudad de Trujillo, y 3) el área de tesorería y la dirección que aprueba cada transacción desde la ciudad de Lima-Perú.


La Solución

A lo largo de más de cinco años utilizando Odoo como software de gestión empresarial, han logrado generar importantes mejoras en su operatividad y control, lo que ha sido una pieza crucial para lograr el incremento de su rentabilidad en más de 150%, desplazar a su toda competencia en el mismo periodo, y lograr índices de disponibilidad de las unidades de más de 95%. 

La empresa tomó la decisión, al inicio, de utilizar la edición Odoo Comunitaria, pero rápidamente, en el segundo año optaron por aprovechar las funcionalidades y capacidades de la edición Odoo Empresarial. Debido a las dificultades de acceso al centro minero, así como la necesidad de minimizar los costos del proyecto, se optó por realizar una implementación 100% virtual, una práctica que si bien es cierto ahora está totalmente extendida en Oxe360, en ese momento significaba una apuesta para validar la viabilidad del funcionamiento de Odoo en un entorno descentralizado, así como de los servicios de Oxe360 de cara hacia el futuro.

En la primera etapa de implementación de Odoo se abordaron los puntos más sensibles del proceso que involucraban la gestión del inventario. Antes de la implementación de Odoo, en la empresa de transporte, el control de inventario de repuestos y equipos de protección de personal (EPP) se llevaba en hojas de cálculo. Esto era muy engorroso, originaba una gran cantidad de errores, tiempo de procesamiento, y en la práctica no servía para los requerimientos de control de la dirección. Con la app de Inventarios de Odoo, no solo se logró controlar el proceso de ingresos y salida de repuestos del almacén principal y los almacenes auxiliares sino que también se realizaron personalizaciones para controlar el proceso de baja de los repuestos usados, que pueden ser desechados, o en algunos casos incluso pueden ser reparados para reutilizarlos.

En la segunda etapa, ya con una gestión estable del inventario, se extendió el uso de Odoo a la sucursal de Trujillo en donde se gestionan la compra de los repuestos a los proveedores locales, y también se gestionan las reparaciones de vehículos que por mantenimientos mayores no se realizan en el taller del mismo centro minero. En esta etapa se logró consolidar el proceso de codificación y clasificación de los repuestos a comprar y se redujo de forma importante la cantidad de items ya que dejaron de duplicarse permitiendo así desarrollar y gestionar un maestro de productos único. Adicionalmente, en esta área, al registrar todas las órdenes de compra en Odoo permitió agilizar el proceso de aprobaciones de la compras así como mantener una valorización de los productos del almacén siempre correcta y siempre actualizada. El uso permanente de la app de compra, ha permitido tener la información suficiente para poder validar compras y precios históricos de una gran cantidad de productos en diversos proveedores, generando con esto una potente herramienta para la negociación con los mismos ya que la mayoría de proveedores no cuenta con una herramienta que les permita hacer esto.

La tercera etapa se enfocó en la parte financiera. Se implementó la aplicación de facturación de Odoo, y se añadieron otras apps personalizadas para integrar y enviar sus comprobantes de pago electrónicos (CPE). Esta solución involucró la integración con la plataforma Docunexo, otro de los servicios de Oxe360. Docunexo es una plataforma de Intercambio de Datos Electrónicos (EDI) específicamente diseñada para integrarse con Odoo y otras plataformas (como la de SUNAT) para la emisión de CPE. Al inicio los CPE eran enviados desde Odoo a Docunexo y luego a SUNAT, y posteriormente por un requerimiento de SUNAT la empresa debió cambiar para contar con los servicios de un Operador de Servicios Electrónicos (OSE). Utilizando Docunexo el cambio fue inmediato (menos de 3 días), debido al cumplimiento de los estándares tecnológicos con los que cuenta.

A la fecha de la elaboración de este caso de negocio, JJD contratistas lleva más de 5 años confiando en Oxe360 como Partner de Integración de Odoo, y como PSE para la emisión de sus CPE. Esto les permite tener acceso a las funcionalidades de las nuevas versiones de Odoo de una forma transparente. Se han establecido además convenios para realizar el servicios mensuales de consultoría funcional y técnica de las varias Apps adquiridas desde el Marketplace de Odoo y que se incluyeron en la solución final de la empresa.

“Odoo permite tener una visibilidad de todos los movimientos de los repuestos, cuando se compraron, en qué almacén están, y a qué vehículo han sido asignados. Incluso podemos tener una trazabilidad de los repuestos viejos para desecharlos o enviarlos a reparación”

Katherini Hernández

Responsable de Compras, JJD Contratistas